時間管理のコツはシステム化にあった！正しい時間の使い方4原則

• やることが多くて睡眠時間を削っている
• いつも仕事で締め切りに追われている
• 要領が悪くて仕事と家庭の両立ができない

あなたは、こういった悩みを持っていないでしょうか？

日本人は忙しい民族なので、いつも時間に追われているという人は少なくありません。膨大な仕事をこなしているうちに、いつの間にか一日が終わっていたりするわけです。

忙しい毎日は充実しているかもしれませんが、精神的な余裕が持てなくなり自分の時間なども無くなってしまいます。

タイムマネジメントがしっかりとできていれば、趣味やスキルアップのために時間を割くこともできるでしょう。すると、心にゆとりを持つことができるので、仕事への意欲が高まるという好循環を生むことができるはずです。

時間に追われていても良いことはありませんから、正しい時間管理の方法を知っておくようにしてください。

時間管理の秘訣はスケジュールに落とすこと

時間管理の方法としては、たったの4ステップだけです。

この4ステップを行えば、やるべき行動が具体的になります。なので、迷うことなく作業をすることができ、最短でタスクを終わらせることができるわけですね。

これは、地図を作ることに似ています。たとえば、初めての場所へ行く時などは、どうやって進むべきか分かりませんよね。しかし、目的地までの地図を持っているのなら、スムーズにゴールすることができるはずです。

実際の仕事においても、やるべきことが溜まっていると、何から手を付けたらいいのか分からずに困惑することが多くなります。そして、考えすぎて時間をロスしてしまったり、重要度の低い仕事に時間を割いたりしてしまうわけです。

こういったことを避けるために、タスクをスケジュール化することが大切なんですね。

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スケジュール化しないとストレスの原因となる

タスクのスケジュール化をしなければ、時間の管理が上手くいきません。なので、仕事に追われてしまうようになり、いつも時間ギリギリで行動してしまいがちです。

すると、精神的なストレスも溜まってしまうので、ケアレスミスを連発してしまう可能性があります。時間に関するストレスは意外と大きいですから、できる限り無くすことができるようにした方が良いでしょう。

実は、社会人が抱えるストレスは、「人間関係」と「時間」によるものが大部分を占めるそうです。

社会に出ると会社や家庭などで、たくさんの人と関わらなくてはいけません。その中には、自分とウマが合わなかったり、生理的に受け付けないような人もいるでしょう。そういった人との関わりの中で、ストレスを溜めてしまいます。

また、仕事をしていると、常に何かの締め切りに追われているはずです。営業職なら月末の締日がありますし、クリエイターなら入稿期限などが設定されています。常に時間を意識して焦っていることで、それがストレスとなるということですね。

このようなストレスを溜め込んでいると、精神的に落ち込んでしまって病気になってしまうかもしれません。事実、うつ病や統合失調症などは、毎年のように患者数が増えています。

上手く時間の管理ができるようになれば、ストレス要因の一つを排除することができます。時間に追われることによる不安や焦りが無くなるので、有意義に毎日を過ごすことができるようになるでしょう。

ですから、正しい時間管理の方法を身に付けるようにしてください。

時間管理の3ステップについて

1.やるべきタスクを洗い出す

ほとんどの人は、自分がやるべきタスクを理解していません。行き当たりばったりで目の前の仕事をこなしていくので、1週間や1ヶ月で何個のタスクがあるのかという全体像が分からないわけですね。

こんなやり方だと、一部を忘れてしまうかもしれませんし、重大な仕事が後回しになってしまう可能性があります。だから、今日のやるべきことを紙に書き出して、全体像を理解することから始めましょう。

どんな紙でも構わないので、やるべきことを箇条書きで並べてみてください。

2.タスクの優先順位を決める

やるべきことを紙に書き出したら、次に優先順位を決定しましょう。タスクによっては、緊急性の高いものや重要度の高いものなど、色々な種類があると思います。それらを、一つずつ明確にしていくわけです。

優先順位の分類には、以下のマトリックスを使用すると良いでしょう。

第一領域は「緊急で重要」であるタスクなので、一番先に片付けなくてはいけません。そして、第二領域は「緊急でなく重要」のタスクですから、これも忘れてはいけないものですね。

理想としては、第二領域に最も多くの時間を割くことです。ここに力を入れることができれば、将来的に大きなプラスとなるはずです。目先の仕事に追われて未来への投資をしなければ、いつまでも成長することはできません。

第三領域に関しては、主に人間関係についてのタスクが多くなると思います。こういったタスクは、断れるものは断ったほうが良いでしょう。時間を割いてもメリットになることは少ないので、リソースを割くのは無駄です。

第四領域にについては、全く不要なものですね。ただ、気を抜いてしまうと、これらに時間を奪われてしまいがちです。サボり癖がある人は、気を付けるようにしてください。

3.タスクの期限を決める

タスクごとの優先順位を決めることができたら、その期限を設定しましょう。期限を決めなければ、ダラダラと時間を費やしてしまいます。

期限を決める時のポイントですが、実際の期限よりも短めに設定してください。たとえば、1時間で終わるようなタスクでも、50分に設定するわけです。そうすることで、早くを仕事を終わらせることができるようになります。

これは、「パーキンソンの法則」に基づいた考え方です。

仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する

引用：パーキンソンの法則

人は期限を設定すると、ギリギリまで時間が掛かってしまうという法則ですね。

たとえば、子供のころの夏休みの宿題などで、イメージしやすいと思います。ほとんどの人は、夏休みの最終日の近くまで宿題に追われていたはずです。

期限ギリギリになるのが分かっているのなら、少し短めに期限を設定しておきましょう。余裕をもってタスクを終わらせられるので、効率的に時間を使うことができますよ。

また、1週間や1か月単位の中長期のタスクなら、さらに細かく区切るようにしてください。1ヶ月のタスクだと、1週間の目標、1日の目標など、細かなタスクに分けることができるはずです。

小さな複数の期限を作っていけば、確実にタスクをこなせるようになります。その際にも、少し余裕をもって短めの期限を設定することを忘れないでください。

4.実際のスケジュールに落とし込む

ここまでくれば、後はスケジュールに落とし込むだけです。優先順位と期限が明確になったので、それに合わせてスケジュール帳に記載していきましょう。

終わったタスクに印を付けていけば、進捗状況を確認することができます。予定よりも遅れているタスクがあるなら、もう一度期限を設定して調整を行うようにしましょう。

そのためにも、1週間ごとに進捗を確認することが望ましいですね。次々に新しいタスクが入ってくるはずなので、それらを加えつつ他のタスクと調整をしなくてはいけません。

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タスクが多すぎる時は、思い切って捨てる勇気も必要

やるべきタスクをスケジュールに落とし込んでも、時間がまったく足りないことがあります。これは当然のことで、時間には限りがありますから、タスクが多すぎる場合には処理できないわけですね。

優先順位で分類したとしても、全体の仕事量は変わることがありません。

たとえば、一つの箱があったとして、どれだけ整理整頓してモノを詰め込んだとしても、入る量には限界があります。こういった時には、不要なモノを捨てるということが大切です。

これと同じように、タスクが多すぎる場合には、不要なものを捨てるようにしましょう。上記のマトリックスでいえば、「第三領域」と「第四領域」が削りやすい部分ですね。

第四領域はすべて削っても問題ないですが、第三領域に関しては慎重な精査が必要となります。今後に影響するかどうかを考えて、本当に必要なタスクを取捨選択できるようにしてください。

予定が崩れた時のためにスキマ時間を作っておく

どれだけ一生懸命に仕事をしても、スケジュール通りにタスクが進まないことがあります。すると、その後の予定がすべてズレてしまうので、スケジュールが崩壊してしまうことがあるでしょう。

こういった事態を防ぐために、1日に1～2時間の空き時間を作るようにしてください。何も予定のない自由時間を作っておいて、その時間を使って帳尻を合わせるようにするわけです。

また、急きょ別の予定が入ったときにも、その時間を使って対処することができますよね。タスクを詰め込み過ぎると柔軟性に欠けるので、ある程度の余裕を持たせることが大切です。

時間の管理に役立つ本

エッセンシャル思考

時間管理術の本の中では、最も売れているかもしれません。99％の無駄を捨てて、1％に集中するための方法が書かれています。

無駄な動きが多くて重要な仕事に取り掛かれない人は、捨てるためのノウハウが必要です。この本を読むと無駄を排除することができるので、限られたリソースを最大限に活用できるようになるでしょう。

生産性を高めたいのであれば、必読の本だといえます。

1分間マネジャーの時間管理

管理職の人が、最短の時間で部下を動かして成果を上げるための方法が書かれている本です。効率よく仕事をこなしたい人には、おススメできる内容ですね。

毎日のように残業をして仕事に追われている人は、この本から得られることは多いでしょう。この本の通りに実践をすれば、定時に仕事を終わらせることができるようになります。

上手く時間を使えるようになるので、今まで以上の仕事がこなせるようになるはずです。

以上、効率的な時間管理術を紹介しました。

誰にでも1日は24時間と決まっています。なので、その時間をどのように使うかによって、人生は決まってしまうわけです。限られた時間を有効に使って、スキルアップを目指していきましょう。数年後の自分は、ものすごく進歩しているはずです。

photo credit: H is for Home｜ Calender Planner｜Chicago, 2015

 - タイムマネジメント, 仕事術