要約文の書き方のコツとは？端的に情報を伝える方法を紹介

学校の課題などで、課題図書の要約文を書かされることがあります。社会人になっても、会議の議事録などで要約が必要になることがあるでしょう。情報を端的に文章にまとめることは、慣れていないと難しいかもしれません。

特に、要約文の書き方を習う機会は少ないでしょうから、どのように書けばいいのかも分からない人が多いはずです。

• 重要な文章を抜き出すだけでいいのか？
• 自分の考えを書くべきなのか？
• どのように書き出せばいいのか？
• 全体の構成はどうするべきか？
• 表現方法は変えないといけないの？

こういった疑問を持っている人は、早目に解決できるようにしてください。

ここでは、要約文の書き方について解説をします。

要約とは文章の主題をまとめたもの

要約とは、文章を読んでいない人に対して、その内容を簡単に説明するためのものです。なので、予備知識がなかったとしても、文章の主題が理解できるようにしなくてはいけません。

小説でいうと、あらすじのようなものですね。短い文章で全体像を伝えなくてはいけないので、文章力のセンスが求められるでしょう。

要約文に関しては、次の条件を満たす必要があります。

よくある間違いとしては、自分の主観的な意見を入れてしまうことですね。要約文は元の文章に書かれている事実のみで構成する必要があり、自分の意見などは含んではいけません。

あくまでも客観的な視点から、文章をまとめる必要があります。

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要約文が書けるようになると論理的な思考ができる

文章を短く要約できるようになれば、現実世界でも得られるメリットは多いです。

まず、コミュニケーション能力のアップが望めますね。情報を取捨選択してシンプルにまとめられるので、分かりやすく端的に伝えることができるでしょう。報連相が的確にできるので、上司からの信頼も厚くなるはずです。

ビジネスの世界では、自分の言いたいことを端的にまとめなくてはいけません。しかし、不要な情報を詰め込み過ぎて、支離滅裂な会話になっている人もいますよね。要約力があると、そういったことを防げるわけです。

また、会話や文章の理解度が飛躍的に高くなるので、頭の中を整理して論理的に考えることができます。会議やプレゼンなどでも、議題の要点を的確に抑えられるようになるでしょう。

重要なポイントが見分けられるようになることで、要領良く仕事を進めることができるようになるはずです。

このように、要約文が書けるようになることで色々なメリットがありますから、しっかりとコツをマスターできるようにしてください。論理的な思考のためにも、要約力は欠かすことができません。

要約文を書く際の3つの手順とは？

ビジネス本や自己啓発書などを読んで、その内容を要約してみましょう。そうすることで、自分の復習にもなりますし、要約の技術も磨くことができます。

ただ、先述の通り、要約にはいくつかのルールがあるので、忘れないでください。

以上のルールを守ってこそ、要約文として成立します。そして、これから示す手順に沿って書くようにすれば、レベルの高い文章が書けるようになるでしょう。

1.文章を意味のブロックで分ける

実際に本などを読んでみると、意味によっていくつかのブロックに分かれていることに気付くと思います。つまり、「主張」→「具体例・データ」→「再び主張」といった流れになっていることが多いです。

なので、それぞれの意味によってブロックで分けていくことで、文章の内容を正しく理解することができるようになります。どんな構成で書かれているのかにフォーカスをして、文章を読むようにしてください。

2.ブロックの中心となる文を見つける

ブロック分けが終わったら、それぞれのブロックのメインとなる文章を探してください。先述したように、文章の構成としては、「主張」→「具体例・データ」→「再び主張」という流れになっていることが多いです。

なので、「主張」となる文を見つけるということですね。その他の文章は、具体例やデータを示したものですから、基本的には「主張」と同じことを言っているだけです。だから、そのブロックで最も言いたいことを見つける作業をしましょう。

3.ブロックごとの主張を組み合わせる

各ブロックの主張がそろったら、それらを適切に組み合わせていきます。場合によっては、文章の順序を入れ替えたり、表現を変えなくてはいけません。全体として意味が通るように、読みやすく書いていきましょう。

内容が重複する箇所があれば、一つを選んで他は削ってください。抽象的な方を選択しておくと、主題がぶれることは無いでしょう。複数の事実やデータなどの記載があるなら、それらも一文にまとめるべきです。

以上の順序で書くことで、分かりやすい要約文となるはずです。元の文章を正しく理解しないと書けませんから、理解力を伸ばす努力をしましょう。

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要約文を書く際の注意点

引用だけで構成しない

よくある間違いとしては、原文から文章を引っ張ってきて繋ぎ合わせて要約文を作るケースです。これでは、単に文章を抜き出しただけなので、要約文とは言えません。なので、自分の言葉でしっかりと書き換えるようにしましょう。

出来るかぎり短い文章で書くことが望ましいですから、余計な具体例やデータは排除してください。そして、同じ内容が繰り返しにならないように、一つの文章で端的に書き表します。さらに、最終的な結論が明確になるように書くことを意識しましょう。

ただ、自分の言葉で書くといっても、主観的な意見を入れてはいけません。自分の言葉で書きつつも、内容は原文から離れないように意識する必要があります。

ブロックに捉われない

ブロックに分けて主張となる文を見つけると解説しましたが、要約文にまとめる際には順序を気にする必要はありません。原文と同じ順序で書くというルールは無いので、自分の好きなように文章を構成してください。

書く順序が決まっているのであれば、みんな似たような文章となってしまいます。なので、自分なりに考えて伝わりやすい文章構成にしましょう。

第三者の視点から書く

元の文章を読むと、「○○について考えてみよう」「○○なのである」といった表現があると思います。こういった表現は、その著者が使うべき表現ですから、要約するときに使ってはいけません。

要約文は第三者の視点から書くべきなので、自分が著者であるかのような表現は使わないようにしましょう。ですから、「この本の著者は、○○といった考察をしている」という書き方が正解だといえます。

第三者の視点を明確にするためには、要約文の冒頭の書き出しが大切ですね。

このように、冒頭から客観的に全体像をまとめることで、第三者の視点だということを明らかにすることができます。最初に文章の立ち位置を明確にしておけば、読み手が理解しやすい内容となるでしょう。

分かりやすい文章を書く秘訣

要約文で端的に内容をまとめたとしても、それが読みにくかったら意味がありません。理解しやすい文章を書くことが大切ですから、文章力を磨く努力も行ってください。

また、「読みやすい文章の書き方4原則」も、参考にするといいでしょう。

1つの段落に意味は1つにする

文章を書くときには段落分けをすると思いますが、1つの段落の中には1つの意味しか入れないようにしましょう。2つも3つも内容が入ってしまうと、読み手が混乱してしまいます。なので、段落ごとに、言いたいことは1つに絞って書くべきです。

最初に結論を書く

結論を後回しにすると、すごく読みづらくなります。なので、最初に結論を示してから、次に根拠を書くような順序にしてください。そうすれば、読み手はストレス無く文章を読むことができるはずです。

長い文章は避ける

1つの文章は長いほど、理解度が下がる傾向にあります。長い文章を書くよりも、短い文章を並べる方がテンポよく読めるようになります。なので、文章が長くなりすぎたら、細かく分割するようにしましょう。

誤解を招く表現を避ける

日本語は、表現によっては色々な解釈が出来る場合があります。そうなると、意図とは違った解釈をされる恐れがあるので、十分に注意しましょう。実際に自分で読んでみて、誤解が無い文章かを確認する癖をつけてください。

肯定文で書く

誤解を招く表現と共通しますが、否定文を書くと誤解を生みやすいです。

日本語の文章だと、肯定か否定かは文末で区別します。「○○である」「○○でない」という感じですね。なので、文章を最後まで読まない人だと、間違って解釈される場合があるわけです。

それを避けるために、出来るかぎり肯定文で書くようにしましょう。そうすることで、誤解を生む可能性を減らすことができます。

要約文の書き方に関する本

“ふくしま式200字メソッド”で「書く力」は驚くほど伸びる！

国語教育者が書いた、文章の構成について解説している本です。小中学生の子供を持つ親に向けて書かれていますが、一般の学生や社会人にも役に立つ内容だといえます。

200字という短い文章を構成できるようになると、どんな文章にも応用可能な「型」を身に付けることができるでしょう。

書かずに文章がうまくなるトレーニング

文章を書く前の「思考」と「準備」について、詳細に解説されている本です。何も考えずに文章を書くと、支離滅裂になってしまう可能性があります。事前の準備をしっかりと行えば、迷うことなくスラスラと文章を書くことができます。

読み手の興味を引く文章の書き方が解説されているので、ワンランク上の要約文を書きたい人にはおススメできる本ですね。

以上、要約文を書くための秘訣を紹介しました。

難しいように感じるかもしれませんが、練習をすれば誰でもできるようになります。人の話を聞くときでも、頭の中で要約する癖を付ければ的を得た意見が言えるようになるでしょう。なので、要約を習慣づけるようにしてください。

photo credit: YuvalH｜Lex-Cre8s｜Caution

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