仕事ができる人は机がキレイ！机の整理整頓をするための6つの方法
2016/06/14
- いつの間にか机の上がモノであふれている
- 過去の書類やプリントが捨てられない
- 片付けたいけど何から手を付けたらいいか分からない
こういった悩みを持っていないでしょうか？
机の上が散らかっている人は、仕事や勉強などで結果を出すのが難しいかもしれません。整理整頓ができていないと作業効率が下がってしまいますし、気が散ってしまったりするからですね。
実際、仕事ができる人の多くは、机の上がキレイに整理されているようです。なので、机が汚い人は、それを整理するだけで仕事が上手くいく可能性があります。
ここでは、机の整理整頓術を紹介するので、参考にしてみてください。
目次
机が整頓されていると脳への負担を減らすことができる
仕事や勉強で使用する机の上には、なるべくモノが少ない方が良いです。単純にスペースが狭くなってしまうので、作業がやりづらくなるからですね。
また、モノであふれていると、脳への情報が多くなるという理由もあります。色々なモノが目に入ってしまう状況だと、脳にストレスを与えてしまうわけです。そのため、集中力や処理能力が落ちてしまって、作業に影響が出てしまうでしょう。
さらに、必要な書類や本などの場所が分からなくなるので、それを探すために余計な時間を使うことにもなります。大切な契約書などを紛失してしまったら、目も当てられません。
ですから、机の上がキレイなほうが、圧倒的に仕事がしやすくなるわけです。
モノが無ければ脳に入る情報が少なくなるので、その作業だけに集中することができるでしょう。そして、何がどこにあるのか分かりますから、探すために時間をロスすることもありません。
自分のパフォーマンスを最大化するためにも、机を整理整頓できるようにしましょう。
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クリエイティブな仕事なら机が散らかっている方が良い！？
「天才の机は散らかっている」という話を聞いたことがあるでしょうか？
世界的に有名な科学者や経営者の机は、散らかっていることが多いようです。モノの置き場所がないくらいに、本や書類で埋め尽くされていたりします。これは、色々な本やブログなどで書かれているので、知っている人もいるかもしれません。
スティーブ・ジョブズ、アルベルト・アインシュタイン、マーク・トウェイン。この3人の偉大な人物に共通する点は「机がいつも散らかっていたこと」です。
時代を変えたこの3人は、決して大衆に左右されることはありませんでした。そして、社会のルールに捉われない、その机の散らかりぶりには目を見張るほど。
実は、机を整理整頓した方が良いというのは、すべての人に当てはまることではありません。仕事や作業の内容によっては、机が散らかっていた方が良い場合もあるんですね。
たとえば、クリエイティブな仕事をするようなときです。デザイナーや芸術家などの発想力が勝負の世界に生きている人は、散らかっている場所の方がアイデアが浮かびやすいと言われています。
なぜなら、アイデアとは既存の情報の組み合わせだからです。ゼロから何かを生み出すのではなくて、既に存在している情報を組み合わせてアイデアとなるわけですね。
なので、色々な情報が目に入ったほうが、アイデアを練りやすくなります。
アイデアとは「既存の要素の新しい組み合わせである」ということが出来ます。元々ある要素を、いかにして組み合わせるかというスキルが重要なわけです。ですから、ゼロから何かを作り出すという必要はありません。
ただ、普通の仕事だったり勉強をする場合には、机が整理されている方が効率は高まります。生産性の高い作業をしたいのであれば、机が散らかっていると逆効果になるわけですね。
机を整理整頓するべきかは状況によって異なるので、臨機応変に対応できるようにしてください。
机が散らかる原因は捨てられないから
定期的に机を掃除するけども、いつの間にか散らかってしまうという人がいます。こういった人は、捨てることができない性格であることが多いですね。「いつか使うかもしれない」と思って、モノを捨てずにとっておくわけです。
それを机の端やキャビネットの上などに放置しておくと、知らないうちにどんどん積み重なっていきます。収納することを先延ばしにしてしまって、手が付けらない状態となってしまうでしょう。
整理整頓を行うための秘訣は、「何もかも捨ててしまう」ことです。もちろん、すべてを捨てることはできませんが、確実に使うという予定がないものはゴミ箱に入れてしまいましょう。
最近、「断捨離」や「ミニマリスト」という言葉が流行していますが、使わないものを捨てていくことで得られるメリットは多いです。本当に必要なものだけを残すことで、心に余裕が得られるようになります。
なので、モノが溜まりすぎないように、不要なものは捨てていくクセをつけるようにしてください。
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机を整理整頓するための6つのルール
机の上のモノは徹底的に排除する
会社のデスクであれば、パソコンと電話以外はすべて引き出しに入れてしまいましょう。先にお伝えしたように、目に入る情報が少ないほど、脳への負担が少なくなり集中しやすい状態となります。なので、机の上には何もないという状態が最も良いわけですね。
よくデスクマットの下に内線表やカレンダーを入れている人がいますが、これも余計な情報となるのですべて片付けてください。ペン立てや本立てなども、引き出しや本棚に収納したほうが良いでしょう。
センター引き出しには何も入れない
足の上に位置する場所に、薄いセンター引き出しがありますよね。“ドラえもん”でいうと、タイムマシンが入っている引き出しです。基本的に、センター引き出しには、何も入れないようにしましょう。
センター引き出しは、作業途中の書類を入れる一時保管場所として利用します。終わった書類は別の引き出しに入れるので、通常は何も入っていない状態にしなくてはいけません。
こういった使い方をすることで、作業タスクの整理をすることができます。
小引き出しには文房具を入れる
センター引き出しの隣の小引き出しには、文房具を入れましょう。ボールペンや付せん、ホチキスなどです。小さい文具類はバラバラになる可能性があるので、トレーなどを使って整理してください。
使用頻度が高いものから手前に入れておくと、スムーズに取り出すことができるでしょう。
中引き出しには小物類を入れる
2段目の中引き出しには、小引き出しに入らないものをまとめて入れておきます。たとえば、電子辞書や電卓、携帯電話の充電器などです。要は、文房具でも書類でもないものを入れる場所ですね。
上から見て何が入っているか分かるように、重ねないように入れるのがコツです。無駄なものは捨てるのが基本ですから、不要なものを入れないようにしてくださいね。
大引き出しには書類を入れる
一番下の大引き出しには、ファイルに書類を入れて収納してください。横に重ねて入れてしまうと、後で取り出す時に大変です。なので、上から見て分かるように、立てて入れるのが基本ですね。
ドキュメントファイルやファイルボックスを使用すれば、キレイに整頓することができます。
定期的に片付ける時間を作る
毎週金曜日の夜などに、机を整理する時間を作ってください。気を抜くと机が散らかってしまう人でも、片付ける時間を作れば嫌でも整理することができます。
まとまった時間が無いと思うかもしれませんが、毎週片付けていれば5分くらいで整理することができるはずです。不要な書類を処分して、モノを所定の引き出しに入れるだけですから、そんなに時間はかかりません。
こういった片付けのサイクルを作ってしまえば、常に机が整理された状態を作ることができるでしょう。
以上、机を整理整頓するための方法を紹介しました。
仕事の生産性を高めるために必要なことですから、片付ける習慣を持っておくと良いでしょう。キレイな環境で仕事をすれば、心に余裕を持った状態で作業をすることができるはずです。
photo credit: kchbrown｜Offline Marketing Techniques｜No Work Zone
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