仕事を早く終わらせるための6つの秘訣。無駄な残業をしたくない人は必見！
2016/05/06
仕事をするのが遅いと、毎日のように残業をしなくてはいけません。残業代が付くのなら良いですが、最近ではサービス残業を強いられるケースも多いです。だから、仕事が遅い人は、損をしてしまうわけですね。
自分の時間を有意義に活用するためにも、さっさと仕事を終わらせて定時で帰るようにしましょう。効率よく作業を進めることができれば、短時間で仕事を終わらせることができるはずです。難しいことではありませんから、毎日の仕事の中で意識をしてください。
ここでは、仕事を早く終わらせるための秘訣を紹介します。
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仕事が遅い人の特徴とは？
仕事の全体像が見えていない
目の前の仕事を淡々とこなすだけだと、視野が狭くなってしまいます。仕事の効率を高めるためには、全体像を見渡して作業ごとの時間や労力を見極めなくてはいけません。それが分かることで、時間配分が明確になるわけですね。
何も考えずに作業をしていたら、ペース配分が無茶苦茶なので時間が足りなくなるでしょう。なので、残業をする羽目になってしまうわけです。これを防ぐためには、仕事に取り掛かる前に全体を把握する必要があります。
マイペースすぎる
いつも自分のペースで仕事する人は、周りに合わせることができません。なので、上手く連携することができずに、作業が遅れてしまうことになります。特に、上司や同僚などに迷惑を掛けてしまうので注意が必要ですね。
また、締め切りが近づいていても、自分では自覚が無いために急ぐこともないです。だから、どんどん仕事が遅れてしまうでしょう。マイペースな人は自己中心的なので、もう少し周りの状況に配慮した方が良いかもしれません。
完璧主義
何事も完璧にこなそうとする人は、不要な部分にこだわってしまって時間が掛かり過ぎてしまいます。自分に対して厳しすぎるので、一切の妥協を許すことができません。しかし、傍から見るとどうでも良い部分だったりするわけですね。
メリハリが付けられないタイプなので、常に全力で行動するしかありません。これだと、非常に効率が悪くなってしまいます。こだわる部分と手を抜く部分を分けることで、効率化を図ることができるようにしましょう。
整理整頓ができない
机の周りやカバンの中が汚い人は、仕事が遅い傾向にあります。まず、デスクの作業スペースが狭くなってしまうので、作業効率が落ちてしまいますね。そして、重要な書類などを無くしてしまって、それを探すために無駄な時間を使うことになるでしょう。
とにかく、身の回りが散らかっていると、余計な労力が掛かってしまうわけです。気分的にも気持ち良く仕事ができませんから、出来るだけ身の回りはキレイにしてください。そうすれば、自然と仕事の効率は良くなるはずです。
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仕事を早く終わらせるための6つのコツ
早く始める
仕事を早く終わらせようとすると、スピードを速くしがちですよね。しかし、物理的に速く動くのには限界があるため、あまり効率化には繋がりません。むしろ、早くしようとし過ぎてしまったら、ミスを生んでしまう可能性があります。
それよりも、仕事を始める時間を早くした方が効果的です。普段よりも早く出社することで、それだけ仕事が終わる時間も早くなるでしょう。早朝だと人が少ないですから、集中しやすいと思います。なので、出社した時間以上に早く仕事が終わるかもしれません。
無駄な動きを無くす
仕事が遅い人は、それだけ無駄な動きも多いです。不要なことに時間を費やしているので、仕事が遅くなるわけですね。なので、必要な作業に時間を費やせるように、一切の無駄な作業を無くすようにしてください。
生産性を最大化するためには、必要なことだけに労力を注ぎ込む必要があります。無駄な行動を一切排除して、自分のリソースを集中させるわけです。そうすることで、少ない労力でも大きな結果を出すことができるようになります。
自分の一日の行動を記録して、無駄が無いかをチェックしてみましょう。実際に見てみると、かなりの無駄が見つかるはずです。それをすべて削ることで、かなりの時間を節約できるでしょう。
過去の資産を活用する
会議やプレゼンの資料を作るときに、1から作っていたのでは時間が掛かり過ぎてしまいます。そうではなくて、過去に作った資料をアレンジすれば、短い時間で作ることができるでしょう。会議というのは、過去の議題の延長であることが多いので、そのまま流用できる部分が多いです。
これは手抜きではありませんから、積極的に過去の資料を活用してください。資料作成の時間を節約することができれば、他の作業に時間を使うことができます。より生産的に行動できるようになるので、今までの成果物は残しておくことをおススメします。
断る勇気を持つ
効率良く作業をこなしていると、周りの人から仕事を頼まれることがあります。すぐに終わる仕事なら良いですが、時間が掛かってしまうものであれば断るようにしてください。それで仕事が遅くなってしまったら、本末転倒ですよね。
自分に合わない仕事であれば、引き受けてしまっても満足のいく結果を出すことができません。それならば、他の人に頼んだ方が生産性が高くなるはずです。上司や先輩からの依頼だと断りづらいですが、断る勇気を持ちましょう。
優先順位を明確にする
一日のスケジュールを見比べてみて、優先順位を付けるようにしてください。緊急な仕事を先に終わらせれば、後で焦る心配はありません。そして、今日やらなくても良い作業は、他の日に回すようにしましょう。そうすることで、時間を有効に活用することができるようになります。
これが出来ていない人は、非常に効率が悪くなってしまうでしょう。余裕を持って仕事をするためには、優先順位を付けることを忘れないでください。
仕事後の予定を入れてしまう
仕事の後に、友達や家族との予定を入れておいてください。あらかじめ予定が決まっていれば、頑張って仕事を終わらせようという意識が生まれますよね。約束の相手がいることで、時間に遅れないようにしようとするはずです。
また、飲み会などの誘いを断るための口実にもなるでしょう。先輩から誘われたら断りづらいですが、予定が入っているのなら相手も納得してくれると思います。自分の時間を有効に使うために、予定を入れておくことをおススメします。
以上、仕事を早く終わらせるための秘訣を紹介しました。仕事が遅いと時間が勿体ないですから、効率よく作業を進めないといけません。余った時間を自己投資に使うことで、自分のスキルを伸ばすことも可能でしょう。
photo credit: IMGP8866 – My Life in 1998 – Ross!
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